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防止疲劳和忧虑的四大良好习惯

2018年10月11日来源:人性的优点 作者:戴尔·卡耐基 提供人:肥胖的小猪

当你的办公桌上乱七八糟、堆满了待复信件、报告和备忘录时,就会导致你慌乱、紧张、忧虑和烦恼。

良好的工作习惯之一:清理桌上所有文件,除非那些与手头所做工作有关的东西

芝加哥和西北铁路公司总裁罗兰·威廉斯说过:“那些桌上总是堆满东西的人会发现,如果你把桌上清理干净,只保留与手头工作有关的东西,这样会使你的工作进行得更加顺利,而且不会出错。我把这一点称为好管家,这也是迈向高效率的第一步。”

如果你到华盛顿的国会图书馆参观,就会看到天花板上有几个醒目的大字,那是诗人波普所写的:“秩序是天国的第一要律。”

秩序也应是商界和生活的第一要律。但事实果真如此吗?只要我们稍加留心就会发现,很多人的桌上老是堆满了文件和资料,其中有些东西一连几个星期也不曾看一眼。一位新奥尔良的报刊发行人告诉过我,他的秘书有一天为他清理办公桌的时候,终于找到了失踪两年的打字机。当你的办公桌上乱七八糟,堆满了待复信件、报告和备忘录时,就会导致你慌乱、紧张、忧虑和烦恼。更为严重的是,一个时常担忧万事待办却无暇办理的人,不仅会感到紧张劳累,而且会引发高血压、心脏病和胃溃疡。宾州大学药剂研究教授约翰·斯托克博士在美国药剂协会宣读过一份报告,题为《机能性神经衰弱所迸发的器官疾病——病人的心理状态需要什么?》,这份报告共列举了11种情形,其中第一项是:

“强迫性履行义务的感觉,没完没了的一大堆待办事项。”

但是,这种“没有止尽,做不完又必须做”的感觉,又怎么可能凭借清理桌面这样如此简单的方法而加以避免呢?对“连续不断的待办事件”,真的必须处理完毕吗?着名精神病医师威廉·萨德勒提起过这么一件事,他有一个病人,就是用这个简单方法免除了精神崩溃。

这位病人是芝加哥一家大公司的高级主管,第一次去见萨德勒的时候,整个人充满了紧张、焦虑和郁闷不乐。他工作繁忙,也知道自己状态不佳,但又不能停下来,他需要帮助。

“这位病人向我陈述病情的时候,电话铃响了,”萨德勒医师说道,“电话是医院打来的。”我丝毫没有拖延,马上作出了决定。只要有可能,我一向速战速决,马上解决问题。挂掉电话不一会儿,电话铃又响了,又是件急事,颇费了我一番唇舌去解释。接着,有位同事进来询问我有关一位重病患者的种种事项。等我说明完毕,我向这位病人道歉,让他久候了。而这位病人却精神愉快,脸上流露出一种特殊的表情。

“别道歉,医师。”这位病人说道,“在这10分钟里,我似乎明白自己什么地方不对劲了。我得回去改变一下工作习惯……但是,在我临去之前,可不可以看看您的办公桌?”萨德勒医生拉开桌子的抽屉,除了一些文具外,没有其他东西。

“告诉我,你要处理的事务资料都放在什么地方了?”病人问。

“都处理了。”萨德勒回答。

“那么,有待回复的信件呢?”

“都回复了,”萨德勒告诉他,“不积压信件是我的原则。我一收到信,便交代秘书处理。”

6个星期之后,这位公司主管邀请萨德勒到其办公室参观。令萨德勒吃惊的是,他也改变了——当然桌子也变了,他打开抽屉,里面没有任何待办文件。“6个星期以前,我有两间办公室,三张办公桌,”这位主管说道,

“到处堆满了有待处理的东西。直到跟你谈过之后,我一回来就清除了一货车的报告和旧文件。现在,我只留下一张办公桌,文件一来便当即处理妥当,不会再有堆积如山的待办事件让我紧张忧烦。最奇怪的是,我已不药自愈,再不觉得身体有什么毛病啦!”

前联邦最高法院院长查理·伊文斯·休奇斯说:“人不会因为过度劳累而死,却会因放荡和忧烦而去。”不错,放荡会消耗人的精力,而忧烦——因为这些人不曾把工作做完——确实为害最烈。

良好工作习惯之二:做事分清轻重缓急遍布全美的都市服务公司创始人亨利·杜赫提说过,人有两种能力是千金难求的无价之宝:一是思考能力;二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力。

白手起家的查尔斯·卢克曼经过12年的努力,被提升为派索公司总裁一职,年薪10万,另有上百万其他收入。他把成功归功于杜赫提谈到的两种能力。卢克曼说:“就记忆所及,我每天早晨5点起床,因为这一时刻我的思考力最好。我计划好当天要做的事,并按事情的轻重缓急做好安排。”

全美最成功的保险推销员之一弗兰克·贝特加,每天早晨还不到5点钟,便把当天要做的事安排好了——是在前一个晚上预备的——他定下每天要做的保险数额,如果没有完成,便加到第二天的数额上去,以后依此推算。

长期的经验告诉我,没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但我知道,按部就班地做事,总比想到什么就做什么要好得多。

假使萧伯纳没有为自己定下严格的规定,保持每天写出5页稿子的文字,他可能永远只是个银行出纳员。他度过了9年心碎的日子,9年总共才赚了30块钱稿费,平均每天才一分钱!由于他一直把写作当成最重要的事去做,终于成了世界着名的作家。就连漂流到荒岛上的鲁宾逊也不忘每天定下一个作息表呢!

良好工作习惯之三:碰到问题,当即解决。如果你有所事实,即刻作出决定,而非拖延。将问题搁置一旁,而不是马上解决或做出决定

已故的H·P·赫威尔是我以前的学员,后来成为美国钢铁公司董事会的董事之一。他告诉我,董事会开会常常拖拖拉拉,许多问题被提出来讨论,却很少作什么决定,以致大家得把一大堆报告带回家研究。

后来,赫威尔说服董事长作出了一个规定:一次只提一个问题,直到解决为止,决不拖延。表决之前或许需要研究其他资料,但为了让问题真正得以解决,除非前一个问题得到处置,否则不讨论第二个问题。这种办法果然奏效,备忘录上的有待处理的事项解决了,行事表上也不再排满有待处理的事务了。大家不必再抱一大堆资料回家,也不用被尚未解决的问题弄得惴惴不安了。

这不仅是美国钢铁公司董事会的好方法,也是你我适用的有效原则。

良好工作习惯之四:学会组织、授权与督导

在日常工作中,许多人常因不懂得授权他人,因而提早进入失败的坟墓。这些人事必躬亲,结果被那些烦琐细节所淹没,难怪他们常常感到匆忙、忧烦、急躁和紧张。我知道学会授权给别人是非常困难的,至少对我是这样。尽管如此,身为主管者还是得学会如何委派他人,否则永远免不了疲于奔命,因为你终究只是一个人!

一个大企业的高级主管,如果不懂得组织、授权与督导,通常在五六十岁即死于心脏疾病——这是长期紧张忧烦的结果。想要具体的例子吗?查看一下地方报纸的广告吧!

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